Is geschillenbeheer een bedreiging voor uw cashflow?

    Paul Smitherman |

    Lees hoe u het werkkapitaal kunt verhogen met effectieve geschillen- en incassoprocessen

    Wist u dat tot 40% van de activa van uw bedrijf in openstaande facturen kan worden gegijzeld? Gebrek aan efficiëntie in de facturatie-naar-contanten-cyclus kunnen leiden tot een hoge DSO en al snel tot liquiditeitsproblemen, waardoor de bedrijfsprestaties worden beïnvloed en operationele budgetten in gevaar komen.

    Hoe langer het duurt voordat uw klanten hun facturen betalen, hoe minder waarschijnlijk het is dat zij de volledige betaling zullen verrichten, vooral als de factuur wordt betwist. Geschillen kunnen uiteenlopen van factureringsfouten of vertragingen bij de levering, tot prijsfouten, fouten in productkwaliteit en -hoeveelheden, betalingsproblemen en geretourneerde goederen.

    Bovendien verhogen geschillen niet alleen de openstaande saldi, maar kunnen ook uw zakelijke relaties en klanttevredenheid schaden, uw administratieve werklast verhogen, met als gevolg een lagere productiviteit en een verhoogd risico dat u niet in staat bent om oninbare vorderingen af te schrijven.

    Door het implementeren van effectieve geschil- en incassostrategieën kan uw organisatie de uitstaande DSO verminderen, het risico op wanbetaling minimaliseren en het werkkapitaal verhogen.

    Tips om uw DSO te verminderen

    Het verbeteren van de kasstroom kan vaak net zo eenvoudig zijn als het aanbrengen van kleine wijzigingen en het implementeren van ‘best practices’ in uw geschil- en incassoproces. Hier zijn enkele belangrijke tips om de DSO te verminderen:

    1. Maak het gemakkelijk voor klanten om u te betalen door hen verschillende betalingsmethoden aan te bieden
    2. Bied passende betalingsvoorwaarden aan op basis van krediet- en risico-evaluaties
    3. Factureer direct na levering
    4. Vul de factuur aan met alle benodigde informatie en duidelijke betalingsvoorwaarden
    5. Bied stimulansen voor vervroegde betalingen
    6. Verbeter uw debiteurenbeheer en opvolgende activiteiten
    7. Verzoek voorafbetaling van wanbetalers of zeg de samenwerking op.

    Een snellere inning van vorderingen kan u meer onafhankelijkheid geven ten opzichte van leenbronnen, leidt tot minder betalingsachterstanden en betere winsten en vergroot tegelijkertijd de loyaliteit van uw klanten. Met de juiste interne geschillen- en incassotools verbetert u het aantal dagelijkse productieve telefoontjes, betalingsbeloften en geschillenbeslechting en kunt u de DSO- en betalingsachterstand-doelstellingen voor de maand bereiken, welke voortdurend kunnen worden vergeleken met het branchegemiddelde om het succes te toetsen.

    Welke softwaretools zijn beschikbaar om te helpen bij het DSO-proces?

    Er zijn verschillende tools op de markt die alle vorderingen en gerelateerde gegevens kunnen integreren in één oplossing. ‘Best-practice’ processen kunnen worden gedigitaliseerd om achterstallige betalingen en factuur-gebaseerde geschillen effectief te beheren, waarbij escalatie prioriteit krijgt en geautomatiseerd wordt door middel van aanmaningsintegratie. De tools standaardiseren ook de processen en bieden alle relevante afdelingen toegang tot dezelfde informatie, waardoor gebruikers met verschillende vaardigheden en achtergronden in staat worden gesteld om geschillen en incasso's op te lossen.

    Hoe werkt SAP Dispute Management?

    SAP Add On Solution Dispute Management (voorheen DMsprint), onderdeel van de SAP Credit Management Suite, integreert naadloos met uw boekhoudproces om een hoge mate van real-time procesautomatisering mogelijk te maken en geschillenbeheer en incasso te vergemakkelijken.

    Automatisering van de debiteuren

    Het automatiseert debiteuren zodat incassodossiers toegewezen kunnen worden aan het klantenbestand en de verantwoordelijke medewerker wanneer één of meer facturen te laat zijn en stuurt automatisch waarschuwingen en update-berichten wanneer een gedeeltelijke betaling of aftrek is voltooid. Incasso- en geschillendossiers worden automatisch gesloten wanneer achterstallige bedragen volledig zijn opgelost. Vervolgens wordt er een bevestigingsbericht verstuurd om de verantwoordelijke medewerker en andere geautoriseerde gebruikers op de hoogte te stellen.

    Automatisering van geschillen

    Geschillen worden automatisch aangemaakt op basis van definieerbare regels, zoals de codes voor de reden van het betalingsverschil aangegeven bij het FEBAN-postproces bankafschrift of rechtstreeks door de gebruiker bij het ontvangen van een op de factuur gebaseerde klacht van de klant of het invoeren van een gedeeltelijke betaling. Bij een geschil wijst de ‘user assignation rule engine’ elke geschilzaak toe aan de geautoriseerde gebruiker met een prioriteitsstatus op basis van configureerbare regels, zoals de reden van het geschil, kredietrisicocategorieën, aanmaningsgebieden, klantgroepen, productlijnen en postcodes. In het geval van een gerechtvaardigde betwisting kunnen vooraf-gedefinieerde redenen zelfs een permanente of tijdelijke aanmaningsblokkade in het SAP-aanmaningsproces instellen.

    Vertrouwen in dagelijkse taken

    Elke gebruiker heeft een dagelijkse takenlijst binnen de gecentraliseerde tool. Door op elk item te klikken krijgt de gebruiker direct toegang tot het betreffende geschilbestand om verdere actie te ondernemen. Bevoegde gebruikers krijgen ook toegang tot het volledige klantenbestand, de status en de betalingsgeschiedenis in definieerbare modulaire dashboards.

    De takenlijst stelt de gebruiker in staat om te weten wanneer en waarom hij zich tot klanten kan richten, en tot welke klant. Geschillen- en verzamelbestanden verzamelen alle gegevens van de verschillende afdelingen en het aanmaningsproces in één overzicht. Telefoongesprekken, relevante documenten en notities kunnen worden toegevoegd aan het bijbehorende dossier, evenals data betreffende herindiening voor vervolgstappen zoals betalingsbeloftes. Dit zorgt ervoor dat het systeem het inningsproces centraal vastlegt.

    Verbeterde documentatie en communicatie

    De oplossing bevat e-mail- en documentbeheerfuncties met correspondentiesjablonen en is volledig geïntegreerd in het SAP-aanmaningsproces. Elk geschil en oplossing kan ook gekoppeld worden aan externe systemen zoals SAP-QM of CRM.

    Verschillende geschillen die betrekking hebben op dezelfde klant en soortgelijke redenen hebben, kunnen gemakkelijk worden samengevoegd tot één enkel dossier om de geschillenbeslechting te vergemakkelijken en de communicatie met de klant te verbeteren.

    De oplossing kan eenvoudig worden aangepast aan veranderingen in geschillen en interne incassoprocedures, zoals regels voor het aanmaken van geschillendossiers en het aanstellen van toezichthouders, een scala aan mogelijke activiteiten voor herindiening, werklijsten, en regels voor prioriteiten en escalaties.

    Met uitgebreide en visuele rapportage kunnen geautoriseerde gebruikers proactief alle betwiste gevallen bekijken die de herindieningstermijnen binnenkort overschrijden. Daarnaast bieden de ‘drill-down’ functies een uitgebreid overzicht van alle geschillen, zowel in behandeling en afgesloten, met redenen, afgehandelde zaken en bedragen, betrokken gebruikers en verwerkingstijden voor interne evaluaties. Ook kunnen geschillenoverzichten worden geëxporteerd naar Microsoft Office en SAP Business Objects voor verdere analyse.

    Middelen vrijmaken voor taken met een toegevoegde waarde

    De Dispute Management tool stelt uw organisatie in staat om de DSO en het werkkapitaal te verbeteren en te besparen op verzekeringspremies, rentekosten en de klanttevredenheid en productiviteit te verhogen door middelen vrij te maken voor andere taken met toegevoegde waarde.

    Daarnaast kan het worden gebruikt als onderdeel van het SAP Credit Management Suite platform in combinatie met Information Management. Hierdoor kunnen gebruikers in real-time communiceren met informatiebureaus zoals Bisnode/D&B, Creditsafe en CRIF om kredietwaardigheidsanalyses mogelijk te maken en klanten met een hoog niveau van betwiste vorderingen te controleren. Risk Management kan worden geïntegreerd om een volledig eigen overzicht van de betalingshistorie te leveren.

    De Dispute Management tool kan ook worden geïntegreerd met andere softwarecomponenten voor externe inning van contanten en ABS Factoring Management, waardoor het eenvoudig is om de incasso-activiteiten uit te besteden aan professionele en gespecialiseerde incassobedrijven of factoringbedrijven zonder dat de traceerbaarheid van facturen verloren gaat.

    Bridgestone credit management