Gedigitaliseerde processen helpen universiteit naar de cashloze campus

Met 16 Nobelprijzen en bekend door het spelen van een toonaangevende rol in academisch onderzoek en onderwijs, heeft de Universiteit Leiden zeer hoge normen hoog te houden.

Giften en betalingen worden vaak gedaan in ruil voor het leveren van externe diensten en activiteiten, zoals gastcolleges of cursussen, en voor het terugbetalen van personeelsleden of studenten. De universiteit moest het proces moderniseren waarop zij deze contante betalingen, cadeaukaarten en betaalkaarten aanbood aan personeel, studenten en haar grote aantallen bezoekende organisaties. Betalingen moesten nauwkeurig worden gedocumenteerd en fiscaal worden beheerd, zodat zij
konden voldoen aan de meest recente belastingvoorschriften.

Peter Magielse, SAP Manager, Universiteit Leiden: “Er was een aanzienlijke hoeveelheid handmatige administratie en papierwerk omdat we de contante betalingen vanaf de balie uitgaven.”

Strengere financiële controles en transparantie zouden de digitalisering van de betaalverzoekprocessen impliceren. Het huidige proces stelde de universiteit bijvoorbeeld niet in staat betalingen aan derden gemakkelijk te koppelen aan IB47-aangiften of gegevens te registreren die aan de belastingdienst moesten worden doorgegeven. Met selfservice webapplicaties zouden de betalingen veel sneller en gemakkelijker kunnen worden beheerd met geautomatiseerde controles waardoor het papierwerk en de arbeidsintensieve administratie drastisch zouden verminderen.

“Een van de principes op de universiteit was om contante betalingen te minimaliseren. We wilden een cashloze universiteitscampus worden,” legt Peter uit.

De Universiteit Leiden selecteerde SOA People vanwege haar SAP-expertise en haar functionele en technische bekwaamheid. SOA People werd aangesteld om één enkele SAP-oplossing te ontwerpen en te leveren om het betaalverzoekproces van de universiteit te digitaliseren.

Aangezien de universiteit het SAP Cloud Platform al gebruikte om applicaties te ontwikkelen, kon SOA People de tools, diensten en technologieën van het platform maximaal benutten om gebruiksvriendelijke Fiori-apps te creëren via het
bestaande systeem van de klant.

SAP Extension Center levert snelle en kosteneffectieve apps

Om het project op de meest kosteneffectieve en snelste manier op te leveren, gebruikte SOA People de diensten van zijn ‘one stop shop’ SAP Extension Center om apps van hoge kwaliteit te leveren die de standaard SAP functionaliteit uitbreiden. Om de kosten tot een minimum te beperken, bestond het kernteam van het SAP Extension Center uit zowel senior als junior consultants in combinatie met toegewezen proces deskundigen. Het team werkte op afstand en op locatie samen met het team van de Universiteit Leiden, om de oplevering van het agile gemanagede project te garanderen.

Peter verduidelijkt: “Het was fantastisch om tijdens dit project vlak voor Covid-19 interactief te kunnen werken met de consultants van SOA People.”

Naast het gebruik van de tools van het SAP Cloud Platform, maakte SOA People gebruik van code-snippets die hergebruikt werden uit de SAP Extension Code Library voor
specifieke functionaliteit zoals touchscreen handtekeningverwerking, MS Excel upload en controles.

Creatie van 3 selfservice apps voor betaalverzoeken

Er werden drie selfservice apps gecreëerd: voor aanvragen, goedkeuringen en monitoring. Deze zijn allemaal gekoppeld aan de universiteitsrekening van een persoon, die op zijn beurt gekoppeld is aan het SAP-systeem. Ze zijn beschikbaar in het Engels en het Nederlands.

Met de Request-app kunnen gebruikers verzoeken voor betaling indienen en de details van de betaling invoeren, zoals de manier waarop ze betaald willen worden. Dit wordt alleen door werknemers gebruikt en heeft dezelfde look en feel als andere toepassingen, zoals My Invoices. De aanvrager kan momenteel vouchers, contant geld of een
betaalkaart aanvragen.

Peter legt uit: “De snelle ontwikkeling en implementatie door het SAP Extension Center resulteerde in één user-facing entry point waar tot 5.000 eindgebruikers eenvoudig vanaf elk apparaat aanvragen kunnen indienen.”

De Approve app is voor managers of financieel personeel om het verzoek goed te keuren of af te wijzen. Er wordt een escalatieprocedure geïmplementeerd waarbij er ook herinneringen en betaaltermijnen zijn opgenomen.

De derde app, de Monitor app, geeft aan of de betaling kan worden verricht, bijvoorbeeld of er voldoende contant geld of cadeaubonnen op voorraad zijn. Als verdere actie nodig is, zal de workflow ervoor zorgen dat verdere handelingen plaatsvinden. Aan elke aanvraag is een status gekoppeld die inzicht geeft in waar de aanvraag zich in het proces bevindt en bepaalt wie wat te zien krijgt en welke acties door deze persoon kunnen worden uitgevoerd. Alle wijzigingen van de status worden gelogd, zodat er volledig inzicht
is in wie een status heeft omgezet, wanneer en hoe lang die heeft geduurd.

Alle betalingsgegevens worden vastgelegd in workflows en financiële documenten worden aangemaakt in SAP, zodat de gegevens voortdurend up-to-date zijn voor
belastingdoeleinden. Het doel van de Monitor app is dat de vermelding als IB47-relevant kan worden herkend en dat alle informatie ten behoeve van de IB47-aangifte kan worden verwerkt en opgeslagen, zodat deze op een later tijdstip in de IB47-aangifte kan worden opgenomen. De reden van de aanvraag wijst uit of deze IB47 al dan niet relevant is.

Een optimale manier van werken

De Discover-Design-Deliver-aanpak van het SAP Extension Center zorgde ervoor dat de behoeften van de Universiteit Leiden naadloos en snel door de ontwikkelingsfasen gingen. Samen met de projectleden van de Universiteit Leiden hebben de consultants van SOA People het design thinking proces doorlopen, van de behoeften van de klant, naar iteratief ontwerp, agile ontwikkeling, prototyping, testen, procesbeheersing, en een snelle implementatie.

De combinatie van de functionele en technische expertise van SOA People en de tools en templates zorgde voor een optimale manier van werken en gaf de Universiteit Leiden
een snelle en eenvoudige oplossing voor hun request-to-pay proces.

• Cashloze universiteit: De financiële afdeling hoeft geen contant geld te verwerken, dus er is geen overdracht van contant geld en minder risico op fouten.
• Gedigitaliseerde auditcontrole: Goedkeuringen voor cadeaubonnen worden gedigitaliseerd, zodat er geen stapels papierwerk met geautoriseerde ondertekenaars zijn, en de interne controle is 100% traceerbaar.
• Snel en efficiënt declareren: Met de drie gebruiksvriendelijke apps kunnen medewerkers en derden eenvoudig declaraties indienen en goedkeuringen bijhouden, terwijl managers het proces bewaken en ervoor zorgen dat de essentiële belastingdocumenten aanwezig zijn.
• Naleving van belastingvoorschriften: De universiteit heeft er vertrouwen in dat zij in staat is te voldoen aan de meest recente belastingvoorschriften voor haar betalingen aan personeel en derden.
• Transparante financiële controles: De universiteit heeft baat bij een striktere financiële controle van het gehele proces van betalingsverzoeken.
• SAP-integratie: De drie apps voor Aanvraag, Goedkeuring en Monitoring zijn naadloos geïntegreerd in de SAP-omgeving van de universiteit.