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Qualifier les risques, attribuer les bons délais de paiement et prendre des décisions sur les limites de crédits constituent une grande partie des activités du Credit Manager. Surveiller et évaluer en permanence les clients actifs pour déceler tout indicateur demandant une attention particulière, veiller à résoudre les litiges de paiement, sécuriser les risques élevés par des garanties, des assurances ou des accords d'affacturage sont également d’autres priorités clefs.
L’ensemble de ces activités implique beaucoup d'interactions humaines, pouvant être parfois chronophages, coûteuses, sujettes à l'erreur et trop basées sur le papier. Automatiser au moins certaines de ces activités peut permettre d’améliorer la productivité tout en augmentant la satisfaction des collaborateurs.
Pourquoi automatiser des processus de Credit Management ?
Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles vous pouvez envisager d'automatiser certaines activités clés :
Réduire les tâches répétitives : l'automatisation de tâches répétitives libère vos ressources pour les déployer sur des charges de travail à plus forte valeur ajoutée et réduit les taux d'erreur, permettant à votre organisation de se développer efficacement.
Améliorer la qualité des données : une gestion améliorée du portefeuille de clients sur l'ensemble de votre base de clients, et pas seulement sur les plus forts risques, nécessite d'améliorer la qualité de vos données. Vous avez besoin d'une documentation et d'une vérifiabilité rigoureuses pour éviter les problèmes juridiques potentiels.
Se recentrer sur la prise de décision : les cas clients les plus à risque demandent une attention particulière. C’est pourquoi établir un processus automatisé pour les dossiers les moins risqués est un atout de taille pour l’équipe de Credit Management, afin de prioriser le temps sur des dossiers qui demandent plus de réflexion ou décision stratégique.
Quels processus automatiser ?
Vérifications des antécédents pour l'évaluation des risques : la notation initiale du crédit, l'évaluation et les propositions de limite de crédit pour un nouveau client doivent être effectuées le plus tôt possible afin d'éviter tout problème par la suite. Mais très souvent, les vérifications des antécédents ne sont effectuées que sur les clients considérés comme présentant un risque plus élevé, uniquement en raison du temps et de la charge de travail nécessaires pour entreprendre manuellement cette tâche. Les vérifications des antécédents pour l'évaluation des risques sont plus rapides et aisés avec la récupération automatisée des informations, permettant d'effectuer également des vérifications sur des clients de moindre taille mais qui représentent souvent un pourcentage plus élevé de la clientèle.
Surveillance plus rapide : une fois qu'un client est actif, la surveillance devient essentielle pour s'assurer que l'équipe de crédit est informée des changements de risque de crédit et de solvabilité. Cela implique généralement de souscrire à une agence de crédit qui enverra des mises à jour régulières sur les organisations sélectionnées. Avec l'automatisation, vous pouvez traiter, gérer et intégrer les données selon vos propres exigences de surveillance et de notification.
Transfert d’information aux personnes impliquées : plusieurs acteurs internes ou externes et départements peuvent être impliqués dans un échange avec le client. Ces mêmes acteurs devront parfois prendre une prise de décision pour un client donné. C’est pourquoi mettre en place une diffusion de l’information sur le Credit Management de façon automatique reste primordial pour que toutes les parties prenantes d’un dossier puissent avoir la vision sur les dernières informations.
Décisions relatives aux demandes de crédit : de nombreuses décisions concernant les demandes de crédit peuvent également être automatisées, en particulier lorsque vous disposez de données client complètes et de définitions claires de la politique de crédit qui permettent d'automatiser les demandes d'approbation ou de refus. La détection des garanties, l'historique des paiements et les indicateurs négatifs peuvent également être automatisés.
Surveiller de près les paiements : grâce au suivi de l'encaissement, le système peut suggérer des cas clients qui nécessitent votre attention sur la base de règles, en détectant des données, par exemple sur des litiges en cours pour lesquels vous pourriez avoir besoin de surveiller les paiements entrants.
Rappel automatisé : de nombreux clients s'éloignent du processus de rappel traditionnel pour adopter une approche plus « personnalisée » et plus directe, allant même parfois jusqu'à décrocher le téléphone pour discuter avec un client. Un processus de relance automatisé utilisera vos données client pour identifier les clients qui ont besoin de communications de relance, et des modèles prédéfinis peuvent être personnalisés selon les besoins.
Notification de recouvrement automatisée : Enfin, lorsqu'il s'agit de recouvrer des créances irrécouvrables, la collaboration avec les agences de recouvrement est automatisée. En votre nom, l'agence collectera les factures en souffrance, vous fournira des mises à jour de statut, communiquera avec le débiteur et négociera de nouvelles conditions de paiement. À la fin du processus, l'agence remboursera tous les montants perçus après déduction de certains frais de service.
L'automatisation du Credit Management offre des gains de productivité étendus, allant d'une réduction des efforts dans la gestion des affaires avec de nouveaux clients à un traitement plus rapide des décisions de demande de crédit basée sur l’intelligence des données pour éviter les créances irrécouvrables. Avec une intervention manuelle réduite combinée à une rapidité et à une précision, votre Credit Management peut se transformer numériquement, en suivant le rythme des autres domaines de votre organisation.
