Les factures en litige menacent-elles votre trésorerie ?

Paul Smitherman |

Découvrez comment vous pouvez augmenter votre fonds de roulement avec des processus efficaces de règlement des litiges et de recouvrement

Un cycle de facturation inefficace jusqu'à encaissement peut générer un DSO élevé et de rapides problèmes de liquidité, affectant les performances de l’entreprise et mettant en péril les budgets opérationnels.

La mise en œuvre de stratégies efficaces de règlement des litiges et de recouvrement permettra à votre organisation de réduire les créances en souffrance, de réduire les risques de non paiement et d'augmenter le fonds de roulement.

Conseils pour réduire votre DSO 

Pour améliorer les flux de trésorerie, il suffit souvent d’apporter de petits changements et d’appliquer les meilleures pratiques dans le processus de règlement des litiges et de recouvrement. Voici quelques bonnes pratiques plébiscitées pour réduire le DSO : 

1. Faciliter les paiements de vos clients en leur proposant différents modes de règlement

2. Proposer des conditions de paiement appropriées en fonction des évaluations de crédit et des risques

3. Facturer immédiatement après la livraison

4. Compléter la facture avec toutes les informations nécessaires et des conditions de paiement claires

5. Faire une offre incitant à payer par anticipation

6. Améliorer la gestion de vos comptes clients et les activités de suivi

7. Gérer les mauvais payeurs en les faisant payer d'avance sinon les  laisser partir. 

Un recouvrement plus rapide des créances vous donne plus d'indépendance vis-à-vis des sources de crédit, génère moins de défauts de paiement et améliore les bénéfices tout en fidélisant la clientèle. Avec des outils internes appropriés de règlement des litiges et de recouvrement, vous augmenterez le nombre d'appels productifs au quotidien pour résoudre les litiges, les promesses de paiement, et pourrez atteindre les objectifs de délai de traitement et de défaut de paiement pour le mois. 

Quelles sont les solutions pour vous aider a gerer votre processus DSO ? 

Les processus conformes aux meilleures pratiques peuvent être digitalisés pour gérer efficacement les retards de paiement et les litiges sur base des factures, en hiérarchisant et en automatisant l'escalade jusqu'à l'intégration des relances.

Il existe plusieurs solutions sur le marché qui permettent de standardiser ces processus en donnant accès à la même information dans tous les départements concernés. Ce qui permet aux utilisateurs ayant des compétences et des antécédents différents de résoudre les litiges et de recouvrer. 

Comment fonctionne SAP Dispute Management ? 

La solution SAP Add On Dispute Management (anciennement DMsprint), qui fait partie de SAP Credit Management Suite, s'intègre de manière transparente à votre processus de comptabilité pour permettre un haut degré d'automatisation des processus en temps réel et faciliter la résolution et la collecte des litiges. 

Automatisation des comptes clients 

Cette solution automatise les comptes clients pour permettre l’affectation des dossiers de recouvrement lorsqu’une ou plusieurs factures sont en retard. Elle envoie des avertivessements et met à jour  automatiquement des messages lorsqu'un paiement partiel ou une déduction ont été effectués. Les dossiers de recouvrement et de litige sont automatiquement fermés lorsque les montants en souffrance ont été entièrement épurés, et un message de confirmation est ensuite envoyé pour en informer le  responsable et les autres utilisateurs autorisés. 

Automatisation des litiges 

Les cas litigieux peuvent être créés automatiquement en fonction de règles définies, ou directement par l'utilisateur lors de la réception d'une réclamation client basée sur une facture ou de la saisie d'un paiement partiel. En cas de contestation, chaque cas  litigieux est attribué à l'utilisateur autorisé avec un statut prioritaire basé sur des règles configurables telles que les motifs de contestation, les catégories de risque de crédit, les zones de relance, les groupes de clients, les lignes de produits et les codes postaux. En cas de litige justifié, des règles prédéfinies peuvent même appliquer un blocage de relance permanent ou temporaire dans le processus de relance SAP. 

Une liste fiable de tâches quotidiennes 

Chaque utilisateur dispose d’une liste de tâches quotidiennes dans l’outil centralisé. En cliquant sur chaque entrée, l'utilisateur accède directement au fichier de litige associé pour prendre des mesures. Les utilisateurs autorisés ont également accès à l'intégralité du fichier client, du statut et de l'historique des paiements dans des tableaux de bord modulaires définissables. 

La liste des tâches permet à l'utilisateur de savoir quand, qui et pourquoi s'adresser aux clients. Les fichiers de litige et de collecte rassemblent toutes les données des différents départements et processus de relance dans une vue unique. Des conversations téléphoniques, des documents pertinents et des notes peuvent être ajoutés au fichier correspondant, ainsi que les dates de nouvelle soumission pour les actions suivantes telles que les promesses de paiement. Cela garantit que le système garde une trace centrale du processus de collecte 

Documentation et communication améliorées 

L'outil inclut des fonctions de gestion de courrier électronique et de documents avec des modèles de correspondance et est entièrement intégré au processus de relance SAP. Chaque cas de règlement et de litige peut également être lié à des systèmes externes tels que SAP-QM ou CRM. 

Différents litiges liés au même client et ayant des raisons similaires peuvent être facilement fusionnés en un seul cas pour faciliter la résolution des litiges et améliorer la communication client. 

La solution peut être facilement ajustée pour refléter les modifications de litiges et les procédures de recouvrement internes, telles que les règles de création de dossiers de litige et les affectations des superviseurs, une gamme d'activités possibles pour soumettre de nouveau, des listes de travail et des règles de priorités et d'indexations. 

Grâce à des rapports complets et visuels, les utilisateurs autorisés peuvent consulter de manière proactive tous les cas litigieux qui sont sur le point de dépasser les dates de nouvelle soumission. En outre, les fonctions d’exploration fournissent une vue d’ensemble complète de tous les litiges en cours et clôturés avec les motifs, les postes et montants compensés, les utilisateurs impliqués et les délais de traitement des évaluations internes. Les aperçus des litiges peuvent également être exportés vers Microsoft Office et SAP Analytics pour une analyse plus approfondie. 

DES ressources libérées pour des tâches à valeur ajoutée 

L'outil de gestion des litiges permet à votre organisation d'améliorer le DSO et votre fonds de roulement, de réaliser des économies sur les primes d'assurance, les coûts d'intérêt, ainsi que d'améliorer la satisfaction client et la productivité en libérant des ressources pour d'autres tâches à valeur ajoutée. 

Il peut en outre être utilisé dans le cadre de la plateforme SAP Credit Management Suite en combinaison avec la gestion de l'information (anciennement CGsprint). Cela permet aux utilisateurs d’interagir en temps réel avec des agences d’information telles que Bisnode/D&B, Creditsafe et CRIF pour permettre l’analyse de la solvabilité et le suivi des clients présentant des montants élevés d’encours litigieux. La gestion des risques (anciennement RMsprint) peut être intégrée pour fournir un aperçu complet de l'historique de paiement. 

L’outil de gestion des litiges peut également être intégré à d’autres composants logiciels pour la collecte de fonds externe (anciennement CGsprint Inkasso) et ABS Factoring Management (anciennement ABSsprint), ce qui facilite la compilation des comptes clients afin d’externaliser les activités de recouvrement à des agents de recouvrement professionnels et spécialisés ou à l’affacturage sans perdre la traçabilité des factures. 

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