Comment évaluer la pertinence d’un projet de RPA ?

    Herve Voilquin |

    La RPA (Robotic Process Automation) a pour mission de réduire certaines tâches répétitives fastidieuses avec l’exécution par des robots de processus complets : par exemple la migration d’une version d’un ERP vers une autre ou l’exécution de certaines interfaces entre systèmes. Elle permet donc indirectement de réduire des coûts.

    Dans cette période particulière de Covid-19, les entreprises doivent faire face à des restrictions budgétaires et des investissements limités, et donc s’assurer d’un maximum de ROI sur chaque investissement. Il est d’autant plus nécessaire de faire preuve d’une approche factuelle pour évaluer si la RPA peut être pertinente pour son entreprise, en évitant le recours à des études longues, fastidieuses et coûteuses.

    Dans l’étude que nous avons réalisée en début d’année, nous avons pu remarquer que les entreprises vont souvent tenter de robotiser des processus différents de ceux qui pourraient générer le plus de valeur, pour se concentrer uniquement sur les tâches évaluées comme très faibles en valeur ajoutée. Mettre en place une approche de gestion de la valeur, ou value management, est primordial avant de se lancer dans un tel investissement, afin de prioriser selon la valeur réelle à viser des processus.

    Une solution comme Performer pour SAP permet de gagner un temps considérable pour évaluer la valeur de la RPA pour l’entreprise. Elle se base sur l’analyse de l’ensemble des processus et d’un benchmark sectoriel. Cette solution innovante a été créée six ans au préalable pour répondre à plusieurs challenges incontournables dont l’augmentation des bénéfices de SAP pour les clients, l’identification et la priorisation des investissements en fonction de leur ROI, le monitoring de la valeur réellement engendrée par les investissements dans le cadre de l’amélioration continue et l’établissement de business case pour démontrer la valeur des projets.

    Les leviers de valeur et processus candidats de la RPA

    Avant de définir les étapes recommandées pour évaluer la pertinence de la RPA pour son entreprise, nous nous entendrons sur les leviers de valeur principaux qui peuvent être attendus et évalués autour de la RPA : diminuer les erreurs, diminuer les coûts, accélérer l’exécution des processus, apporter une transparence et une traçabilité dans l’exécution.

    Les processus le plus souvent candidats à la robotisation sont Order To Cash, Procure To Pay, Account To Report et tous les centres de services partagés.

    4 étapes simples pour définir le business case d’un projet RPA

    Diagnostic

    Performer établit un diagnostic factuel basé sur un à deux ans d’historique de données afin d’identifier les forces et faiblesses des processus cibles, les opportunités d’optimisation et de robotisation dont certaines ne seront pas forcément connues de l’entreprise.

    Le diagnostic est benchmarké avec l’industrie du client ou sur une base plus globale, pour évaluer le potentiel et se positionner par rapport à la concurrence.

    Valorisation et plan d’action

    La plateforme calcule les gains potentiels globaux et pour chaque processus à robotiser. Les hypothèses utilisées sont ajustables en fonction du contexte de l’entreprise et de ses paramètres spécifiques.

    Performer établit une priorisation modifiable en fonction de la stratégie et du contexte, pour délivrer un plan d’actions adapté à son entreprise.

    Business Case

    Une fois les actions sélectionnées par priorité, la plateforme va construire un business case avec un cash flow statement sur 5 ans, rassemblant les différents coûts et gains, ainsi qu’un résumé du Retour sur Investissement potentiel (ROI) selon le projet retenu, un calcul du NPV et du Payback.

    Evaluation continue

    Performer permet enfin de monitorer la valeur produite mensuellement par le projet de RPA pour chacun des processus robotisés. Il est en effet indispensable de mesurer pour atteindre l’objectif fixé au départ du projet.

    Nous entrons alors dans un cercle vertueux d’amélioration continue tout en assurant la valeur ajoutée des investissements et indirectement de SAP.

    Les avantages concrets d’une approche avec Performer

    Vous pourrez bénéficier d’une analyse complète, factuelle et objective de l’ensemble de vos processus, dans des délais courts. Le benchmark sectoriel vous permettra de vous positionner par rapport à votre environnement et d’évaluer vos gains. Vous pourrez démontrer la valeur directe et indirecte de votre projet de RPA. Enfin vous adoptez une approche sur le long terme avec une assurance de réaliser les bénéfices attendus.

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