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Pour optimiser l’encadrement des multiples projets sur lequel travaille sa R&D de 7 000 personnes, Amadeus a déployé un outil centralisé de gestion de portefeuille de projets, intégré nativement à l’ERP du groupe, en partenariat avec SOA People. Un changement culturel pour le spécialiste des solutions de traitement des réservations de voyages.
Répartie sur 25 sites dans le monde, la R&D d’Amadeus, le spécialiste des solutions de traitement des réservations pour l’industrie du voyage, ne disposait pas, jusqu’à tout récemment, d’une méthode unifiée pour organiser ses projets, gérer leurs budgets et ressources. « Nous sommes partis de ce constat de carence et de l’absence de données centralisées sur les projets. Un éparpillement qui nous conduisait à passer trop de temps sur ces exercices », relève Catherine Lauribe, directrice associée d’Amadeus issue du département finance du groupe. « Chaque entité avait ses outils propres, couplés à ses manières de fonctionner », ajoute Frédéric Meissirel, de la DSI.
Une dispersion synonyme de perte d’efficacité. Car, dans l’activité d’Amadeus, une compagnie aérienne peut soudain commander au spécialiste des solutions de voyage un système de réservation ou de gestion des check-in impliquant une équipe de plusieurs dizaines de développeurs, avec des délais de livraison serrés. Ce qui implique de décaler d’autres projets et de gérer les impacts de cette commande sur ces derniers. Une mécanique complexe sans outil centralisé. « Tous les mois, nous avions des dissensions avec des chefs de projets sur les chiffres, alors qu’on parle parfois de programmes de plusieurs dizaines, voire centaines d’années-homme », reconnaît Catherine Lauribe.
SAP : intégrations natives avec l’ERP
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L'ensemble de ces facteurs pousse Amadeus, appuyé par l'expertise de SOA People à monter une équipe projet pour définir cet outil unique, équipe que rejoignent d’emblée Catherine Lauribe et Frédéric Meissirel et qui montera jusqu’à une trentaine de membres, issus des métiers, de la finance et de la DSI. La première étape consiste à faire un audit des pratiques existantes : pas moins d’une centaine d’ateliers sont organisés pour recenser les processus utilisés et les difficultés rencontrées par les équipes. Puis vient la question de l’outil proprement dit, pour lequel Amadeus choisit rapidement de se tourner vers SAP, sur conseil de SOA People, pour profiter d’intégrations natives avec l’ERP équipant le groupe.
Même si les contours du projet se précisent, encore faut-il en obtenir le financement, une étape par laquelle doit passer tout développement chez Amadeus. Pour ce faire, Catherine Lauribe et Frédéric Meissirel mettent en évidence les économies qui vont découler de la bonne allocation des 7 000 personnes travaillant à la R&D et le degré accru d’automatisation qui va dégager certaines fonctions de travaux de manipulation de données. « Par exemple, chaque mois, le département finance établissait son Top 15, soit une revue des chiffres des 15 principaux projets du groupe. Ce qui demandait 2 jours de travail à plusieurs personnes ! », illustre Catherine Lauribe. En parallèle, l’équipe et des experts de SOA People lancent un prototype afin de démontrer les fonctionnalités principales de la solution (définition des budgets, des prévisions, des coûts, des ressources associées, consolidation des fonctionnalités attendues et des temps…), ainsi que les bénéfices de l’intégration.
Un PPM à l'échelle du groupe
Mise en service en avril 2016, avec l’appui de l’intégrateur SOA People, la solution de gestion de portefeuille de projets (SAP PPM) évolue depuis régulièrement, au rythme de ce qu’Amadeus appelle des ‘drops’. « Il s’agit en réalité de super sprints, au sens des méthodologies agiles, détaille Frédéric Meissirel. Chacun d’entre eux se veut une remise en question des versions précédentes, à la lumière de ce que nous avons appris dans l’intervalle. »
A l’été, est ainsi sorti le drop n°4 de l’outil de PPM, accompagné du premier drop de SAP BPC (Business Planning Consolidation), pour la préparation des budgets. En novembre, un nouveau drop fût accompagné de la première version de CATS (Cross-Application Time Sheet), outil de saisie des temps qui a vocation à s’étendre aux 7 000 employés de la R&D du groupe. Pour Catherine Lauribe, l’outil de PPM devrait d’ailleurs, à terme, sortir du giron strict des équipes de développement pour s’étendre à toute l’entreprise et à ses 15 000 personnes. Cette solution dite de ‘Corporate PPM’, dont un premier pilote est attendu pour la mi-2018, sera alors nativement intégrée à S/4 HANA, l’ERP du groupe.
« Zapper la partie désagréable de la discussion »
Une extension du périmètre qui témoigne mieux que tout autre facteur des bénéfices concrets apportés par la solution, aujourd’hui déployée auprès de 450 utilisateurs (total qui doit monter à 800 personnes prochainement). « Au département finance, produire le Top 15 des projets est désormais l’affaire d’un clic. Et on a zappé la partie la plus désagréable de la discussion avec les chefs de projet afin de s’accorder sur les chiffres », dit Catherine Lauribe. « On peut enfin se concentrer sur les vrais enjeux, comme la gestion des risques ». La Business Intelligence, intégrée à la solution de PPM, permet ainsi de mettre en évidence les dérives financières, mais aussi les risques que porte tel ou tel projet.
« L’outil, mais aussi l’équipe que nous avons assemblée, a jeté un pont entre la finance et la R&D », juge Frédéric Meissirel. Au prix d’un gros effort en matière de gestion du changement : « nous avons bâti un réseau de champions du changement dans tous les pays. Il est par exemple important de s’appuyer sur des relais locaux à Bangalore (Inde), où 1 500 personnes du groupe sont réunies. Sans ce travail, l’expérience aurait été bien plus douloureuse », commente Catherine Lauribe.
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Amadeus a été sélectionné pour la finale aux SAP EMEA 2018.