SAP S/4HANA verbessert Rechnungszyklen durch 90 % automatisierte Fakturierung bei Heli

SAP S/4HANA verbessert Rechnungszyklen durch 90 % automatisierte Fakturierung bei Heli

Erfahren Sie, wie das große Vermietungsgeschäft für Baumaschinen Heli mit Sitz in Belgien seine Planungs-, Terminierungs- und Fakturierungsherausforderungen mit SAP S/4HANA und Ready4 Advanced Scheduling löst.

Bei der Verwaltung von Vermietung, Verkauf und Service von Baumaschinen ist oft eine schnelle und effektive Planung und Terminierung sowie eine klare finanzielle Transparenz nötig. Der Erfolg Ihres Unternehmens hängt heute maßgeblich davon ab, wie Sie Prozesse priorisieren und Wartung/ Instandhaltung verwalten.

Mit einer Umstellung der Technologie werden nicht nur Planung und Logistik optimiert und sorgen für erhebliche Einsparungen, sondern auch Schnelligkeit und Effizienz in Ihrem Betrieb nehmen zu. SAP S/4HANA und Ready4 Advanced Scheduling sind bereits für viele Kunden von SOA People in der Baubranche fest in den Unternehmensstrukturen etabliert, doch nicht alle Unternehmen nutzen die volle Leistungsfähigkeit von SAP, um das eigene Geschäft nachhaltig und langfristig voranzutreiben.

Heli, ein führendes Unternehmen im belgischen Vermietungsgeschäft im Segment der Hubarbeitsbühnen, geht hier mit gutem Beispiel voran und hat seine Technologie erfolgreich umgestaltet. Heli nutzt Ready4 Advanced Scheduling, um Planung und Logistik in seinen Verkaufs-, Vermietungs- und Servicebetrieben zu optimieren. Wir zeigen Ihnen nachfolgend, wie das Unternehmen eine automatisierte Effizienzsteigerung erreicht hat und welche Vorteile daraus entstanden sind.

Schnelle Übersicht über das Vermietungsgeschäft
Zu Heli Fuhrpark zählen rund 1.250 große Baumaschinen, wovon 600 ständig vermietet werden. In der Planungsabteilung werden Abholung und Lieferung von 100 Maschinen pro Tag organisiert. Dabei kommen 25 spezielle Lastwagen zum Einsatz, damit Geräte in ganz Belgien transportiert und so schnell auf die ständig veränderten Kundenbedürfnisse reagiert werden kann.

Die Verwaltungsabteilung von Heli verwendet Ready4 Advanced Scheduling, um einen visuellen Überblick über die Lagerverwaltung, die Verfügbarkeit von Ressourcen und die vermieten Maschinen zu erhalten. Durch die kurzen Wege der Software-Infrastruktur können Lkws, Maschinen und Ressourcen einfach disponiert und selbst Änderungen in letzter Minute vorgenommen werden. Heli ist damit deutlich flexibler, die Geschäftsleitung bekommt eine operative Rückverfolgbarkeit und gewinnt deutlich mehr Transparenz über Prozesse. Eine permanente Abrufbarkeit vom Volumen der Arbeitsaufträge, der Bearbeitung und Ausführungen ist jederzeit gegeben.

Integration von Finanz- und Betriebsdaten
Entscheidend bei der Wahl für die Umstellung von Heli auf SAP S/4HANA war der schnelle und genaue Überblick über Finanzinformationen und die dazugehörigen Analysen. Eine der Herausforderungen, mit denen das Unternehmen konfrontiert war, zeigte sich in der mangelnden Transparenz von Rechnungen und Finanzdaten. Ersatzteile und Lagerhaltung waren nicht miteinander verknüpft. Mit SAP S/4HANA ist das Unternehmen jetzt in der Lage sicherzustellen, dass alle Aktivitäten des Wartungs- und Kundendienstes im gesamten Fuhrpark effektiv, kosteneffizient und in das Finanzwesen integriert sind. Heli hat fortan den genauen Überblick über den ROI aller Geräte und Lkws, stellt sicher, dass die Preisgestaltung auf Kunden- und Unternehmensseite fair bleibt, kann Lieferkosten angleichen und die Planung optimieren.

Ein weiterer, wichtiger Faktor für Heli für den Umstieg war der Fakturierungsprozess. Das kleine Kundenservice-Team bearbeitet jeden Monat 2.000 Mietrechnungen. Das entspricht etwa 100 Rechnungen pro Tag. Der manuelle Prozess wurde zu einer großen Belastung und so war es keine Seltenheit, dass der Rechnungslauf eines jeden Monats bis zum 15. Tag dauerte damit alle Kundenfakturierung abgeschlossen werden konnten. Das wiederum führte dazu das strenge Fristen für die Mehrwertsteuer oder Finanzberichte nicht immer eingehalten wurden.

Mit SAP S/4HANA ist es Heli gelungen den Rechnungszyklus zum Monatsende um 15 Tage zu verkürzen. 90 % der Rechnungsstellung läuft jetzt automatisiert und wird an zwei Tagen realisiert. Kunden mit standardisierten Rechnungen erhalten diese sogar umgehend. Die Zeitersparnis ermöglicht eine viel einfachere und schnellere Finanzberichterstattung und Finanzgestaltung des gesamten Unternehmens.

Die globale Finanzbuchhaltung und -kontrolle ist seither transparent, sodass das Unternehmen Kunden bei Bedarf eine allgemeingültige Rechnungsstellung anbieten kann. Das Finanzmanagement hat ein klares Bild von den Einnahmen und den Leistungen des Vermietungsgeschäfts, des Verkaufs von Neugeräten, der Wartungsaktivitäten und den Ersatzteilen.

Kosteneffektives Projektmanagement
Zu einem Teilbereich von Heli gehört „High and Safe“, das als individuelles und kollektives Sicherheitssystem für Arbeitsumgebungen auf Dächern entwickelt und etabliert wurde. Damit ist ein kosteneffektives Projektmanagement für den kommerziellen und betrieblichen Erfolg von Heli von entscheidender Bedeutung. Mit der neu integrierten Lösung von SOA People gewinnt Heli 100 % Transparenz über die Rentabilität des Geschäftssegments. Per Knopfdruck werden Gewinnberechnungen automatisiert generiert und helfen so bei der kosteneffektiven Planung, Verwaltung und Steuerung.

Heli startet mit den Verbesserungen durch SAP S/4HANA und Ready4 Advanced Scheduling und den Synergien, die damit innerhalb des Unternehmens entstanden sind in eine große Zukunft. Informationsworkflows verbessern die Zusammenarbeit, Finanzebene und Logistik interagieren besser miteinander, die Sichtbarkeit der Lagerverwaltung, Ressourcen, Werkzeuge und Mietausrüstungen ist übersichtlich und schnell erfassbar.

Die Zukunft bleibt spannend, denn Heli will expandieren und sich als agileres Unternehmen positionieren, das weniger abhängig von bestimmten Depotstandorten ist und die Transportkosten nachhaltig reduziert.

Bei SAP dreht sich alles um Optimierung und Effizienz. Unsere Lösungen bieten Unternehmen die Integration, Automatisierung und Transparenz, die nötig sind, um Prozesse der Rechnungsstellung, über den ROI der Ausrüstung bis hin zur Abholung und Auslieferung smart zu gestalten.