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Großhandel & Vertrieb - Human Experience Management

Zukunftssichere HR-Prozesse mit SAP SuccessFactors

PARSA musste seine veralteten, manuellen und zeitaufwendigen HR-Prozesse modernisieren. Das Unternehmen implementierte die Ready-to-Run-HR-Lösung von SAP SuccessFactors, um seine Prozesse auf eine zentrale Plattform zu verlagern und so die Effizienz zu steigern.
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Mit einer Produktpalette von mehr als 5.000 Artikeln und einer Präsenz in über 30 Ländern ist das Familienunternehmen PARSA Haar- und Modeartikel GmbH heute europaweiter Marktführer im Bereich Beauty-Produkte. PARSA steht für kreative und innovative Sortimente sowie eine hohe Produktqualität in den Segmenten Haarpflege & Haarstyling, Trend-Accessoires, Kosmetik-Zubehör, Maniküre & Pediküre und Badaccessoires. In den Kernvertriebsschienen Drogerie & Fachhandel sowie im Lebensmitteleinzelhandel werden den Kunden mit dem umfangreichen Produktsortiment kompetente Sortimentslösungen geboten.

Über

  • Kostenreduktion durch die Digitalisierung der zeitaufwändigen papierbasierten Prozesse
  • Einfachere und schnellere Prozesse durch Mitarbeiter- und Manager Self-Services im Bereich HR-Administration, Leistungs- und Zielvereinbarung sowie Recruiting-Tätigkeiten
  • Faktenbasierte Entscheidungsfindung durch umfassende Reporting-Möglichkeiten
  • Transparenz durch die HR-Software trägt zu effizienteren Personalprozessen bei
  • Reduzierung des Aufwands durch HR durch die zentrale Einmalpflege von Personalstammdaten
  • Auswertbarkeit der HR-Daten in Echtzeit und auf Knopfdruck
  • Stärkere Unterstützung des Management-Teams bei den Führungsaufgaben
  • Schaffung von Nachhaltemöglichkeiten für das Ziel- und Leistungsmanagement
  • Verbesserte Zusammenarbeit zwischen den Fachbereichen und HR beim Recruiting-Prozess

Herausforderung

PARSA hatte sich zum Ziel gesetzt ihre HR-Prozesse, die bisher durch die Verwendung diverser Excel-Tabellen gekennzeichnet waren, im Zuge ihrer ERP-Neueinführung zu modernisieren. Christina Schäfer, Stellvertretende Leitung Personal & Verwaltung und Key-Userin im Projekt bei PARSA, erläutert: „Um fundierte und nachhaltige Maßnahmen einzuleiten, muss HR in der Lage sein relevante Informationen ohne großen manuellen Aufwand zur Verfügung zu stellen.“ Insbesondere die Personaladministration inklusive des Berichtswesens war durch die Nutzung diverser Excel-Listen aufwendig. Hierfür suchte PARSA eine zeitgemäße Lösung.

Lösung

Nach sorgfältiger Betrachtung unterschiedlichster Personalmanagement-Software entschied sich PARSA für SAP SuccessFactors, da es an die PARSA-spezifischen Bedürfnisse der HR-Organisation angepasst werden konnte und sich zudem gut in die zukünftige IT-Landschaft einbinden lassen würde.

Im Anschluss an die Vorstellung und Präsentation durch SOA People beschloss PARSA den Weg bei der Implementierung mit der „Ready-To-Run HR“ Paket-Lösung von SOA People zu gehen. Der Vorteil der „Ready-To-Run HR“-Lösung ist unter anderem, dass sie auf kleine- und mittelständische Unternehmen abgestimmt ist und daher den Anfangsinvest beim Kunden minimiert. Zudem unterstützt das Paket den Kunden dabei mit bewährten, vordefinierten Prozessen schnell ihre HR-Prozesse in die Cloud zu verlagern und von dort aus zentral zu steuern. „Mit ihren vorkonfigurierten Paketlösungen für den Mittelstand haben wir es geschafft unser Personalwesen zu kalkulierbaren Preisen zu modernisieren und unter anderem unser Zeit-/Abwesenheitsmanagement zu digitalisieren.“ betont Christina Schäfer.

Im Scope des Projekts waren die SAP SuccessFactors Module Employee Central (Personaladministration inklusive Zeit- und Abwesenheitsmanagement), Performance & Goals (Ziel- und Leistungsbeurteilungsmanagement) sowie Recruiting Management und Recruiting Marketing. Zudem war eine Schnittstelle zwischen dem bestehenden Zeiterfassungssystem und Employee Central Ziel der Digitalisierung des HRs. Die Mitarbeitenden und HR sollten zukünftig eine zentrale Plattform für ihre HR-Prozesse erhalten und damit effizienter arbeiten können.

Einen besonderen Fokus setzte PARSA auf das Thema Ziel- und Leistungsmanagement. „Unseren Erfolg verdanken wir unseren Mitarbeitenden. Umso wichtiger ist es, gemeinsam Ziele zu verfolgen und auch Leistung zu würdigen. SOA People hat uns eine Lösung bereitgestellt, mit der wir heute in der Lage sind, unseren Zielvereinbarungs- und Leistungsbeurteilungsprozess zu managen und den Prozess zeitsparend abzuwickeln,“ führt Christina Schäfer aus. Die Lösung SAP SuccessFactors Performance & Goals war binnen zwei Monaten implementiert und der neue Prozess wurde direkt bei den Mitarbeitenden umgesetzt.

Eine besondere Herausforderung war die Einrichtung der Personaladministration im Zusammenhang mit der Zeitwirtschaft und der Schnittstelle zum bestehenden Zeiterfassungssystem. Im Zuge des Change-Managements entschied sich PARSA für eine phasenweise Live Schaltung der Personaladministration. Zunächst ohne Self-Services und als zweite Phase die Bereitstellung der Self-Services für die Mitarbeitenden sowie der Zeitwirtschaft inklusive Schnittstelle zu den Stechzeiten. Innerhalb von acht Monaten richtete SOA People die Personaladministration ein, definierte mit PARSA die Logik der Schnittstelle zum Zeiterfassungssystem und bildete die Zeitwirtschaft in SAP SuccessFactors ab.

Als letzten Baustein der Digitalisierungsstrategie von PARSA galt es die bestehenden Recruiting-Prozesse zu modernisieren. Ein Stellengenehmigungsworkflow, eine Bewerber-Pipeline, eine zentrale Plattform mit einer Übersicht über die geschalteten Stellen sowie weitere Recruiting-Funktionen wurden geschaffen.

Insgesamt profitiert PARSA mit SAP SuccessFactors und der Paket-Lösung „Ready-To-Run HR“ von einer Cloud-HR-Lösung, die sie bei der Abwicklung ihrer Personalprozesse nachhaltig unterstützt sowie diese automatisiert und modernisiert hat.

„SOA People war für uns ein zuverlässiger und kompetenter Partner bei der Einführung unserer neuen Personalsoftware. Wir haben es geschafft unsere Personalprozesse zu digitalisieren sowie zu vereinheitlichen und sind froh diesen Schritt mit SOA People gegangen zu sein.“