Rational AG wählt SOA People Credit Management Suite für die SAP ERP-Integration.

Mit zwei großen Kreditversicherern sind die Forderungen von Rational über 10.000 EUR pro Kunde („Stichtagslinie“) vollumfänglich versichert. Kunden, die regelmäßig offene Posten unter 2.000 EUR aufweisen, sind überhaupt nicht versichert, und Konten zwischen 2.000 und 10.000 EUR unterliegen individuellen Entscheidungen hinsichtlich der Absicherung. 

Von den Kunden, die sich aufgrund schlechter Bonität oder erhöhtem Ausfallrisiko nicht für den Versicherungsschutz qualifiziert haben, werden Vorauszahlungen oder Akkreditive verlangt. 

Aufgrund der Unternehmensphilosophie, in allen relevanten Märkten Vertriebstöchter zu gründen, gibt es für die 22 Vertriebsorganisationen in Ländern, in denen gesetzliche oder steuerliche Vorschriften zu beachten sind oder länderspezifische Anforderungen (z. B. besondere Zahlungsbedingungen oder -methoden) zu beachten sind, Unterverträge. 

Das Geschäft mit Kunden in anderen Märkten läuft über die Tochtergesellschaft Rational International AG. Die direkten Exportumsätze sowie die Umsätze aller Tochtergesellschaften in Europa, Asien und Lateinamerika sind bei Coface und deren lokalen Partnern versichert, während die Umsätze im stark wachsenden nordamerikanischen Markt durch Atradius gedeckt sind. 

Da Rational eine so genannte prozessorientierte Organisation implementiert hat, ist die Abteilung Kundenservice für den Prozess der Kreditlimitbeantragung, die Bestell- und Lieferprüfung sowie das gesamte Mahnwesen zuständig. Die Bearbeitung der Kreditversicherungsverträge erfordert daher einen hohen Automatisierungsgrad und größtmögliche Prozesssicherheit. Ein manuelles Handling kam definitiv nicht in Frage. 

Mit exponentiellem Wachstum traf die Rational AG die Entscheidung, ein einziges Software-Tool für den gesamten Konzern einzusetzen. Seit 2007 verwaltet sie ihre weltweiten Kreditversicherungsverträge mit der READY4 Credit Insurance der SOA People Credit Management Suite. Einer der Hauptgründe für die Wahl der Lösung war die SAP-Integrationsfähigkeit, die nahtlos mit dem bestehenden ERP-System der Gruppe zusammenarbeitet. 

Die Software trägt dazu bei, einen höheren Deckungsgrad der Forderungen und eine bessere Datenqualität zu erreichen, wie bei der Erfassung der versicherten Positionen als Grundlage für die Beitragsberechnung. Die versicherungsbezogenen Daten stehen in Echtzeit sowohl für die Finanzbuchhaltung als auch für den Vertrieb zur Verfügung und ermöglichen eine ganzheitliche Sicht auf die Kreditversicherung und das Kreditmanagement; jeder Einzelposten wird mit dynamischem Versicherungsstatus, Meldefrist, etc. gekennzeichnet. Kreditmanagementprüfungen werden um zusätzliche Versicherungskriterien für Auftragseingang und Lieferung erweitert. 

Andreas Schmitt, Director Group Credit Management der Rational AG, erklärt: „Wir brauchten eine globale Lösung, die vollständig in unsere Kundenservice-Prozesse integriert ist. Im Idealfall betrachtet der Kundenbetreuer Limitanträge, Auftrags- und Lieferkontrollen, Freigaben von gesperrten Aufträgen, etc. als integrierten Teil der Auftragsannahme und -bearbeitung und merkt gar nicht, dass er es mit einem separaten Tool zu tun hat.“ 

Mit einem einheitlichen Tarif kann READY4 Credit Insurance in bis zu 25 Vertriebsorganisationen von Rational eingesetzt werden. Bei der Einführung des Tools im Jahr 2007 war die Preisgestaltung für Rational aufgrund der Expansionspläne und der Hinzunahme neuer Niederlassungen, in denen die Software leicht eingeführt werden konnte, interessant. 

Mehr als 90 % der Forderungen sind jetzt abgedeckt. 

Vor der Einführung des Tools mussten die Versicherungslimits händisch bearbeitet werden, was zu vielen Fehlern und verzögerten Anträgen führte. 

Seit der Einführung von READY4 Credit Insurance ist die Deckungsrate der offenen Forderungen für die gesamte Gruppe auf über 90 % gestiegen. 

Hohe Verfahrenszuverlässigkeit und realistische Beitragsberechnung 

Auf der Berichtsseite wurden manchmal nicht eingehaltene Zahlungsfristen übersehen und damit der Versicherungsschutz im Schadensfall gefährdet. Jetzt weiß Rational durch automatisierte Warnmeldungen, welche Daten an die Versicherer weitergegeben werden müssen. 

Und schließlich basiert das Reporting für die Beitragsberechnung nun auf einer Einzelpostenbewertung, was zu realistischen Versicherungsprämien führt. 

Zeitersparnis bei Kreditlimitanträgen und verbesserte Datenqualität 

Mit beiden Kreditversicherern hat Rational eine direkte Datenaustauschverbindung, die die Datenbanken der Versicherer mit dem SAP-System von Rational verbindet. So können Kreditlimitanträge – ohne Medienbruch – in der SAP-Umgebung bearbeitet und in Echtzeit an den Versicherer übertragen werden. 

Das Gleiche gilt für die Limitentscheidungen des Versicherers: Sobald der Versicherungsvertreter eine Entscheidung trifft, steht diese sofort für Rational in seinem SAP-System zur Verfügung. Das senkt den Verwaltungsaufwand in diesem Bereich um mehr als die Hälfte und erhöht die Sicherheit drastisch. 

Insgesamt führt Rational mehr als 100.000 Kundenadressen in SAP, davon sind etwa 6.000 aktive Händler, die meist kreditversichert sind. Innerhalb des letzten Jahres wurden 250.000 Aufträge abgewickelt, wobei mehr als 200.000 Aufträge durch die Bonitätsprüfung positiv bewertet wurden. 

Sicherheit vor Zahlungsausfall 

READY4 Credit Insurance hat auch das Mahnwesen verbessert: Der Vertrieb wird über anstehende Zahlungsausfälle informiert, sodass er den Kunden in einem persönlichen Telefonat oder per E-Mail an seine Zahlungsverpflichtungen erinnern und auf die Folgen eines längeren Zahlungsverzugs hinweisen kann. Zahlt der Kunde dann immer noch nicht, wird eine „Zahlungsausfallmeldung“ an den Versicherer gemeldet. Diese Meldung löst automatisch eine Vollsperrung des Kunden innerhalb des ERP-Systems von Rational aus.