5 valkuilen van een IT project

Karin Sprenger |

Vertragingen, budget overschrijdingen, en niet de gewenste procesverbeteringen; elk bedrijf weet dat een IT project niet altijd oplevert wat je van tevoren verwacht. Gebaseerd op mijn ervaring heb ik 5 factoren geïdentificeerd die het resultaat van projecten negatief kunnen beïnvloeden. Voor elk van deze valkuilen geef ik suggesties hoe je kunt voorkomen dat je in deze valkuilen trapt.

1. Ongemotiveerde eindgebruikers

Eindgebruikers zijn de mensen die uiteindelijk met het systeem moeten werken. Succes hangt voor een groot deel af van hun acceptatie van het nieuwe systeem. Wanneer zij niet vanaf het begin worden betrokken bij het project, kan dit leiden tot ongemotiveerde werknemers en een focus op de verkeerde doelen. Soms worden project doelstellingen niet goed gecommuniceerd of begrepen waardoor eindgebruikers ze niet zien als procesverbeteringen of zelfs als een verslechtering ten opzichte van de huidige situatie.

Om deze valkuil te vermijden zouden eindgebruikers van begin af aan bij het project betrokken moeten worden. Het moet duidelijk worden gemaakt wat de doelstellingen van het project zijn en waarom het behalen van deze doelstellingen daadwerkelijk tot verbeteringen leidt. Het kan natuurlijk zo zijn dat de veranderingen niet voordelig zijn voor alle betrokkenen. Bijvoorbeeld het invoeren van een standaard Chart of Accounts over verschillende landen is een duidelijke verbetering voor wat betreft de consolidatie, maar dit betekent wel dat mensen in de afzonderlijke landen op andere accounts moeten gaan boeken dan ze gewend waren. In dit soort situaties is het helemaal belangrijk dat het grote plaatje duidelijk wordt gecommuniceerd naar de gebruikers.

2. Niet serieus nemen van zorgen

IT projecten brengen vaak grote veranderingen met zich mee. Dit leidt vaak tot weerstand, want mensen houden niet van veranderingen. Omdat het management zich hiervan bewust is, gaan ze hier naar handelen, wat er in kan resulteren dat ook gegronde zorgen worden weggezet als angst voor verandering. Dit leidt wederom tot ongemotiveerde medewerkers die met een negatieve en tegenwerkende houding het succes van het project in de weg kunnen staan.

Het is belangrijk om onderscheid te maken tussen de ‘normale’ weerstand tegen verandering en oprechte, gegronde zorgen. Hiervoor is het noodzakelijk om zelf de processen goed in kaart te hebben en te weten waar de pijnpunten zitten. Dan kun je op inhoudelijk niveau met eindgebruikers praten en samen uitvinden welke zorgen wel en welke niet gerechtvaardigd zijn. Change management is voor een groot deel people management. Deze mensen moeten dus serieus worden genomen.

3. Te ver doorgevoerde documentatie

Het uitwerken van processen is een tijdrovende aangelegenheid. Wanneer alle ‘as-is’ processen èn alle ‘to-be’ processen moeten worden uitgewerkt kost dit veel tijd en energie. Ik heb meegemaakt dat dit zelfs langer dan een jaar duurde.

Om deze valkuil te vermijden zal je eerst moeten focussen op de processen waar het meeste winst te behalen is. Zorg er tegelijkertijd voor dat er ‘quick wins’ behaald worden om de motivatie hoog te houden.

4. De voorgestelde oplossing is te complex

Een andere valkuil is om in de oplossing met elke uitzonderingssituatie rekening te houden waardoor de gehele oplossing te complex wordt. Ook wanneer iedereen tevreden gehouden moet worden kan er een compromis oplossing komen waar niemand iets aan heeft. Bijvoorbeeld met betrekking tot controlling. Wanneer hier allerlei constructies worden bedacht met verschillende interne orders, project settlement structuren, en kost elementen over verschillende marktsegmenten die allemaal in verschillende rapporten worden weergegeven, wordt het lastig om deze rapporten met financiële rapporten te laten sluiten.

Zorg dat de oplossing simpel en duidelijk is. Dit klinkt eenvoudig maar vereist discipline. Soms moeten mensen die bepaalde wensen hebben worden teleurgesteld om de oplossing niet te ingewikkeld te maken. Maar als de uiteindelijke oplossing logisch is en functioneert, dan zal deze ook geaccepteerd worden.

5. Scope verkleining door tijdsgebrek

Voor elk project moet er een goede balans zijn tussen de omvang en de verwachte opleverdatum. Iedereen wil zo veel mogelijk doen in zo weinig mogelijk tijd, dus het komt voor dat gestelde deadlines te ambitieus blijken te zijn. Als men hier gedurende het project achter komt, kan men bijsturen door de scope van het project te verkleinen. Hierdoor bestaat de kans dat verwachte resultaten niet worden gehaald. Stel dat je bijvoorbeeld SAP wil uitrollen naar alle Europese vestigingen zodat gerapporteerd kan worden uit één standaard systeem, maar uiteindelijk blijkt dit niet haalbaar in alle landen binnen de gestelde tijd.

Communiceer altijd vooraf wat de realistische doelstellingen zijn. Wanneer men twijfelt aan de haalbaarheid van een deadline moet dit in een vroeg stadium helder worden gecommuniceerd. Hierdoor worden verrassingen op het eind voorkomen.

Hulp nodig? 

Nieuwsgierig hoe SOA People u kan helpen deze valkuilen te vermijden? Neem dan contact op met SOA-People medewerkers Karin Sprenger (auteur) en/of Jorg Setz, telefoonnummer +31 (0)30-6096800. Zij vertellen u graag meer over onze aanpak.