De maandcijfers? Ja, dat kan. Maar volgens welk rapport wilt u die?

Fred Kool |

Als de vraag naar de maandcijfers door de administrateur wordt beantwoord met de wedervraag “volgens welk rapport?”; dan heb je als management reden tot ongerustheid. “to put it mildly”.

Het lijkt een logische stap om er dan een externe consultant bij te halen om het systeem eens door te lichten en met een advies te komen. Je houdt als manager je hart vast, want vaak betekent zoiets nog meer maatwerk, “uiteraard” gepaard gaande met hoge kosten en dan moet je nog maar afwachten of de rapportages voortaan wel sluitend en begrijpelijk zijn.

Maar het kan ook anders…

Een consultant erbij halen blijft een logische stap. Maar “nog meer maatwerk” hoeft zeker geen vanzelfsprekend vervolg te zijn. Als meerdere rapporten verschillende cijfers presenteren, kan het natuurlijk zijn dat er echt iets fout is, maar de kans dat de rapporten verkeerd geïnterpreteerd worden c.q. stamgegevens verkeerd zijn, acht ik groter.

Het simpele zinnetje “de maandcijfers verschillen per rapport” was – tezamen met “los het op” -feitelijk de opdracht die ik mee kreeg voor mijn onderzoek. Na een inventariserend gesprek met de administrateur ging ik eens achter de knoppen zitten en opende het rapport “kostenplaats rapportage” welke bovenin het gebruikersmenu stond. Het eerste wat op het selectiescherm kwam om in te vullen was: “Profit center van …. t/m ….”.
Twee conclusies die direct te trekken zijn:

  1. Je kijkt naar maatwerk.
  2. Personeel die dit voor zoete koek slikt, heeft duidelijk kennis gebrek

Beide conclusies bleven ook na verdere analyse en interviews met betrokken personeel overeind. En dit kennisgebrek bleek op alle niveaus; bij eindgebruikers, key-users en financieel management.

U denkt: “daar trapt bij ons bedrijf niemand in”

Ik hoor u denken: “profit centers en kostenplaatsen door elkaar halen? Dat gebeurt bij ons niet”.

Maar …. als iemand boven een kostenplaatsen overzicht “productiehal Zuid” ziet staan en op een profit center rapport dezelfde benaming en ook nog eens bij 99 van de 100 rekeningen dezelfde bedragen ziet staan, ligt verwarring op de loer en zijn vergissingen niet uitgesloten.
Bovendien: weet u zeker dat iedereen er voor durft uit te komen als ze het niet snappen.

SAP Controlling en SAP Profit Center administratie zijn geweldige systemen; maar je moet wel weten waar je naar kijkt. Dat geldt voor alle lagen van de “bevolking”, van Controller / Financieel manager tot de administratief medewerker.

Even een voorbeeld waarvan ik in de praktijk meermalen (!) heb ervaren dat men de essentie niet begrijpt. De verwerking van kosten op order i.r.t. kostenplaats en profit center.

Welke cijfers horen waarbij of gaan waar naar toe?

  • Als bij invoer zowel een order als kostenplaats is ingevuld, wat gebeurt er dan? Wordt dat op beide geboekt? Zo niet, welke rubricering heeft voorrang?
  • Wordt er consequent gecontroleerd dat alle orders foutloos afgerekend zijn? Meestal is dit een achtergrond job.
  • Bij tussentijdse rapportages zijn boekingen op orders uiteraard niet zichtbaar op een kostenplaats, maar wel op het toegekende profit center. Als de stamgegevens ten minste correct zijn…
  • Is het duidelijk welke (soort) orders op welke manier afgerekend worden? Zeker wanneer er ook investeringsorders bij zijn die afrekenen naar de balans, kunnen die voor verwarring zorgen.

 En die verwarring wordt zeker nog groter als er naast “gewone” orders ook statistische orders worden gebruikt.

Stel: je hebt het wel goed voor elkaar!

Er is veel geïnvesteerd in kennis en de rapportages zijn op orde. Een hele geruststelling. Maar morgen gaat een key-user weg. Zo maar opeens; een andere baan of wordt langdurig ziek. En zijn/haar vervanger? Heb je een goed opleidingsplan dat zo van de plank getrokken kan worden of wordt de nieuwe collega’s wel even “on the job” bijgepraat? In dat laatste geval: ik wens je succes de komende tijd.

De gevolgen van kennisgebrek

Of beter gezegd: de mogelijke gevolgen. Want het is natuurlijk niet allemaal zwart/wit. De openingszin van dit schrijven, “dat een administrateur net zo veel verschillende maandcijfers had als het aantal rapporten dat hij gebruikte”, is natuurlijk een extreem voorbeeld, maar helaas wel een praktijkgeval.

Een gevolg kan zijn: onnodig maatwerk. Ik durf te stellen: bij (te) veel bedrijven is (te) veel maatwerk in rapportage gebouwd. Als de key-users het systeem goed doorgronden, is hysterisch gegroeid maatwerk vaak overbodig.

Oh, jullie hebben geen maatwerk, alleen maar een paar query’s? Dat zijn vaak de ergste …. goed bedoeld, maar veelal amateuristisch gebouwd.

Een ander gevolg is de extra tijd en moeite om de maand af te sluiten. Verschillen moeten verklaard en geïnterpreteerd worden en in het ergste geval worden er zelfs correctieboekingen gemaakt. Soms overbodige boekingen!

Tot slot een moeilijker te kwantificeren, maar serieus te nemen gevolg: demotivatie. Mensen die het systeem niet begrijpen, reageren op gegeven moment ook niet meer op verschillen die ze zien of zelfs zien ontstaan. Men denkt “het zal wel” of “ja, dat is altijd zo”. In het ergste geval: “het zal mijn tijd wel duren….”. Begrijpt iemand het systeem wel goed, dan worden potentiële verschillen vaak al bij de bron gespot en aangepakt.

Oké oké, en nu?

De hierboven genoemde gevolgen van kennisgebrek - onnodig maatwerk, demotivatie en extra benodigde tijd voor maandafsluiting – gelden altijd en overal waar mensen met informatiesystemen werken; bij banking, project administratie, kredietbewaking, tijdregistratie, betalingssystemen, productie orders verwerking ….

Conclusie: Investeren in kennis van het personeel betaalt zich terug; bij elke maandafsluiting weer.

Nieuwsgierig hoe SOA People u hiermee kan helpen? Neem dan contact op met SOA-People medewerkers Fred Kool en/of Jorg Setz, telefoonnummer +31 (0)30-6096800. Zij vertellen u graag meer over onze aanpak.