Planning in Excel terwijl SAP PM op orde is? Wat dat vertelt

“Is dit iets wat SAP niet kan, of hebben we het nooit goed ingericht?”

Die vraag krijg ik als PM-consultant regelmatig. Meestal ergens halverwege een sessie waarin we samen door de Plant Maintenance-inrichting in SAP lopen. Functieplaatsen staan erin. Equipments staan erin. Onderhoudsplannen zijn gevuld, taaklijsten gekoppeld en correctieve meldingen komen netjes binnen. Op papier ziet de PM-inrichting er prima uit.

Tot je vraagt: hoe wordt het werk daadwerkelijk gepland? Wie stuurt welke monteur waar naartoe, en wanneer? Dan verschuift het gesprek. SAP wordt afgesloten en er komt een Excel-bestand tevoorschijn. Bij een planner die de planning inmiddels grotendeels op ervaring en gevoel maakt. Of er blijkt een los systeem naast SAP te staan dat ooit is geïntroduceerd en er sindsdien eigenlijk nooit meer is weggegaan. En dan hoor ik regelmatig: “Dat is dan zeker iets wat we niet goed hebben ingericht?”

Niet per se.

Wat standaard SAP PM wel en niet doet

Standaard SAP PM is sterk in het vastleggen en beheren van technische objecten, onderhoudsplannen, meldingen en onderhoudsorders. Maar voor integrale scheduling, mobiele uitvoering en een centraal operationeel overzicht kom je al snel buiten de standaardfunctionaliteit terecht. Denk aan capaciteitsplanning over meerdere ploegen heen, of een terugkoppeling vanuit het veld die direct in de order landt in plaats van aan het eind van de dag. Dat los je dus niet altijd op met nóg wat extra customizing. En dat is ook niet per definitie een fout van de klant of van de vorige consultant. Soms ontbreekt er simpelweg functionaliteit die nooit onderdeel is geweest van de standaard PM-oplossing.

Een voorbeeld uit de praktijk

Bij een organisatie met meerdere ploegen in het veld zag de SAP-inrichting er keurig uit. Toch werd de weekplanning elke vrijdag handmatig in Excel opgebouwd, op basis van een export uit SAP. Terugkoppelingen van monteurs kwamen via telefoon en e-mail binnen en werden later door iemand verwerkt. Er was al drie keer een workaround gebouwd, en elke keer werkte die net iets minder goed dan de vorige.

Dat is meteen een bruikbare vuistregel: als je voor dezelfde wens al meerdere workarounds hebt gebouwd, zit het probleem waarschijnlijk niet meer in de inrichting.

Wat gebeurt er als de planner wegvalt?

Het interessante is vooral wat dit in de praktijk betekent. Zolang de vaste planner er is en alles loopt zoals altijd, valt het nauwelijks op. Maar wat gebeurt er als die planner drie weken op vakantie gaat? Of als je SAP-data niet compleet is omdat een deel van de gegevens buiten SAP wordt bijgehouden? Of als IT weer een extra applicatie, interface en koppeling moet beheren? Dan wordt duidelijk hoeveel kennis en afhankelijkheid er in dat Excel-bestand of dat losse systeem zit.

Eerst kijken, dan pas adviseren

Wat ik dan doe? Eerst kijken, dan pas adviseren.

Bij de ene organisatie zit de oplossing inderdaad in een betere SAP-inrichting. Daar kun je met de bestaande omgeving nog veel winnen. Bij de andere organisatie ontbreekt simpelweg functionaliteit. Dan kan bijvoorbeeld R4AM in beeld komen: voor scheduling, mobiele uitvoering en het operationele overzicht, geïntegreerd in SAP in plaats van ernaast. Niet omdat R4AM altijd de oplossing is. Maar omdat je eerst moet bepalen waar het daadwerkelijke gat zit.

De planner-test

Mijn simpele test:

Als de planner drie weken wegvalt, kan iemand anders de planning dan zonder problemen overnemen?

Wil je breder zien waar jullie organisatie staat? Doe dan de Maintenance Maturity Self-Check. In minder dan drie minuten krijg je een beeld van je volwassenheid op processen, planning, SAP-gebruik, mobiele uitvoering en datakwaliteit.

Wil je de uitkomst samen bespreken, stuur me dan gerust via onderstaand formulier een bericht.

Koen Huijbers Senior PM Consultant at SOA People

*Image generated using AI