Kan optimalisatie van het issue management uw cashflow verbeteren?

Paul Smitherman |

Ontdek hoe u het werkkapitaal kunt verhogen met de inzet van effectieve klachten- en debiteurenprocessen.

Wist u dat tot 40% van de activa van uw bedrijf in openstaande facturen kan worden gegijzeld? Gebrek aan efficiëntie in deorder to cash-cyclus kunnen leiden tot een hoge DSO en al snel tot liquiditeitsproblemen, waardoor de bedrijfsprestaties worden beïnvloed en operationele budgetten in gevaar komen.

Hoe langer het duurt voordat uw klanten hun facturen betalen, hoe minder waarschijnlijk het is dat zij de volledige betaling zullen verrichten, vooral als de factuur wordt betwist. Geschillen kunnen uiteenlopen van foutieve facturatie of vertragingen bij de levering, tot prijsfouten, fouten in productkwaliteit, betalingsproblemen en geretourneerde goederen.

Bovendien verhogen geschillen niet alleen de openstaande saldi, maar kunnen ook uw zakelijke relaties en klanttevredenheid schaden. Daarnaast verhoogt het uw administratieve werklast, met als gevolg een lagere productiviteit en een verhoogd risico dat u niet in staat bent om oninbare vorderingen af te schrijven.

Door het implementeren van een effectief klachten- en debiteurenproces kan uw organisatie de uitstaande DSO aanzienlijk verlagen, het risico op wanbetaling minimaliseren en het werkkapitaal verbeteren.

Tips om uw DSO te verminderen

Het verbeteren van de cashflow kan vaak net zo eenvoudig zijn als het aanbrengen van kleine wijzigingen en het implementeren van ‘best practices’ in uw klachten- en debiteurenproces. Hier zijn enkele belangrijke tips om uw DSO te verlagen:

  1. Maak het gemakkelijk voor klanten om u te betalen door verschillende betalingsmethoden aan te bieden
  2. Bied passende betalingsvoorwaarden aan op basis van krediet- en risico-evaluaties
  3. Factureer direct na levering
  4. Vul de factuur aan met alle benodigde informatie en duidelijke betalingsvoorwaarden
  5. Bied stimulansen voor vervroegde betalingen
  6. Verbeter uw debiteurenbeheer door contact met uw klanten op te nemen in het aanmaanproces
  7. Verzoek voorafbetaling van wanbetalers of zeg de samenwerking op.

Een snellere inning van vorderingen kan u meer onafhankelijkheid geven ten opzichte van leenbronnen, leidt tot minder betalingsachterstanden en betere winsten en vergroot tegelijkertijd de loyaliteit van uw klanten. Met de juiste software verbetert u het aantal dagelijkse productieve telefoontjes, betalingstoezeggingen en klachten management.  Ook kunt u de DSO- en betalingsachterstand-KPI's voor de maand eenvoudig bereiken, welke voortdurend kunnen worden vergeleken met het branchegemiddelde om het succes te toetsen.

Welke softwareoplossingen zijn beschikbaar om te helpen bij het DSO-proces?

Er zijn verschillende tools op de markt die alle vorderingen en gerelateerde gegevens kunnen integreren in één oplossing. ‘Best-practice’ processen kunnen worden gedigitaliseerd om achterstallige betalingen en factuur-gebaseerde klachten effectief te beheren, waarbij escalatie prioriteit krijgt en geautomatiseerd wordt op basis van diverse aanmaningsstrategieën. De tools standaardiseren ook de processen en bieden alle relevante afdelingen toegang tot dezelfde informatie, waardoor gebruikers met verschillende vaardigheden en achtergronden in staat worden gesteld om geschillen en incasso's op te lossen.

Hoe werkt Dispute Management?

Dispute Management, onderdeel van de Credit Management Suite, integreert naadloos met uw boekhoudproces om een hoge mate van real-time procesautomatisering mogelijk te maken en geschillenbeheer en incasso's in SAP te vergemakkelijken.

debiteurenbeheer Automatiseren

Dispute Management automatiseert het dunningproces, zodat klanten worden gesegmenteerd en vervolgens automatisch worden toegewezen aan medewerkers via dunning workflows. De afdeling Credit Control kan hierdoor effectiever handelen op vervallen facturen door automatisch reminders naar klanten te sturen. Daarbij worden gedurende het dunningproces updates gestuurd naar klanten wanneer gedeeltelijke of gehele betaling is voldaan. Het dunningproces wordt automatisch afgesloten, wanneer achterstallige bedragen volledig zijn voldaan. Vervolgens wordt er een bevestigingsbericht verstuurd om de verantwoordelijke medewerker en andere belanghebbende gebruikers te informeren.

issue management

Issues worden automatisch aangemaakt op basis van gedefinieerde regels, zoals de codes voor de reden van het betalingsverschil aangegeven bij het FEBAN-postproces bankafschrift of rechtstreeks door de gebruiker bij het ontvangen van een op de factuur gebaseerde klacht van de klant of het invoeren van een gedeeltelijke betaling. De ‘user assignation rule engine’ wijst taken toe aan medewerkers op basis van prioriteiten. Zoals bijvoorbeeld de reden van het geschil, kredietrisicocategorieën, aanmaningsgebieden, klantgroepen, productlijnen en postcodes. In sommige gevallen kunnen permanente of tijdelijke aanmaningsblokkades in het SAP-aanmaningsproces worden ingesteld op basis van rechtmatige betwistingen van facturen.

Credit managers inzetten op werkzaamheden die waarde toevoegen

Dispute Management stelt uw organisatie in staat om de DSO en de cashflow te optimaliseren, te besparen op verzekeringspremies en rentelast. Tegelijk wordt de klanttevredenheid en productiviteit verhoogt, omdat creditmanagers in staat worden gesteld werkzaamheden uit te voeren die direct waarde toevoegen.

Daarnaast kan Dispute Management worden gebruikt als onderdeel van het SAP Credit Management Suite platform in combinatie met Information Management. Hierdoor kunnen gebruikers real-time communiceren met bureaus zoals D&B en Creditsafe voor kredietacceptatie van nieuwe en bestaande klanten. 

New call-to-action

Share this blog: