3 Voordelen van invoice collaboration en geïntegreerd inkopen

    Chiel Hengeveld |

    In een sector waarin tijdige levering essentieel is, is een robuust Purchase-to-Pay-proces cruciaal. Een proces, bovendien, dat inzicht geeft in de doelmatigheid van inkoop, de rechtmatigheid waarborgt en de transparantie maximaliseert. Een belangrijke bijdrage hieraan kan worden geleverd door een verticaal geïntegreerde, geautomatiseerde oplossing. In dit blog zal ik deze case verder toelichten.

    Als eerste een toelichting van wat een geïntegreerde oplossing inhoudt. Met een geïntegreerde oplossing kan zowel de leverancier als de kopende partij een order, levering of factuur aanmaken, bijwerken en monitoren vanuit hetzelfde systeem.

    1. Controle over uitgaven

    Een vorm van transparantie komt in de vorm van superieure controle over uitgaven. Het komt voor dat medewerkers uitgaven doen buiten alle procedures om. Dit leidt tot onverwachte kosten en slechtere forecasting capaciteiten. Met een verticaal geïntegreerde oplossing is het makkelijker om de kaders in het systeem af te bakenen en daarbinnen te blijven. Zo kan worden ingeregeld dat een bos bloemen altijd bij dezelfde bloemist wordt besteld. Hoewel de discipline van bestellen via een systeem, in plaats van via bijvoorbeeld de telefoon, wellicht versterkt moet worden, zijn de verbeterde controlemogelijkheden evident.

    1. Efficiëntieverbetering

    Met een geïntegreerde oplossing wordt inkoop beter gepland. Tussen de verkopende en de kopende partij worden leveringen dusdanig afgestemd dat volle pallets, in plaats van losse dozen worden geleverd. Daarnaast maakt een simpeler en overzichtelijker voorraadbeleid het beheersen ervan gemakkelijker. Voorraden wachtend op verzending zullen lager zijn, de omloopsnelheid van de voorraad is hoger. Al met al is de doelmatigheid van inkoop gewaarborgd. Bovendien zijn de inkoopprocessen efficiënter. Zo wordt een Accounts Payable afdeling ontzien, doordat er versimpeling is in de te leveren goederen en bijbehorende facturen.

    1. Interne orde

    Omdat er duidelijke kaders in het inkoopproces zijn, zijn minder goedkeuringen nodig. Er is meer vertrouwen in het proces. Aan de ene kant wordt het daardoor gemakkelijker om inkoopaanvragen op te zetten; de standaardinformatie is immers altijd duidelijk. Aan de andere kant gaan aanvragen tot inkoop sneller door het systeem. Dat leidt tot een versneld en versimpeld inkoopproces, duidelijk voor een ieder die het aangaat.

    Al met al brengt een geïntegreerd inkoopsysteem duidelijke voordelen met zich mee. Naast een verbetering van processen in het magazijn en versnelde inkopen, wordt een crediteurenafdeling ontzien door versimpeling van bijbehorende facturen. Daarbovenop is de inzichtelijkheid van financiële commitments gewaarborgd door de juiste input en de mogelijkheden tot vooruit kijken.

    Meer weten?

    Nieuwsgierig hoe SOA People u hiermee kan helpen? Neem dan contact op met SOA-People medewerkers Chiel Hengeveld (auteur) of Jorg Setz, telefoonnummer +31 (0)30-6096800. Zij vertellen u graag meer over onze aanpak.